Wat we met een club afspreken

1. Wat SPOTR is

SPOTR is scoutingsoftware voor voetbalclubs: scouts noteren wedstrijden en spelers, de hoofdscout houdt het overzicht, het bestuur krijgt rapporten. Elke club krijgt een eigen installatie op een eigen (sub)domein, met een eigen database. Gegevens van clubs worden nooit vermengd of over clubs heen getoond.

In het abonnement zitten: onbeperkt aantal gebruikers binnen de club, hosting, beveiligingsupdates, nieuwe functies, dagelijkse back-ups en hulp bij de opstart.

2. Accounts en verantwoordelijk gebruik

De club duidt minstens één beheerder aan, die gebruikers uitnodigt, rollen toekent en verwijdert wie de club verlaat. Accounts zijn persoonlijk en wachtwoorden worden niet gedeeld. Wie toegang heeft, gebruikt de gegevens alleen voor scouting binnen de club.

3. Proefperiode

Een proeftraject duurt drie maanden en is zonder softwarekost. Vooraf spreken we af wie test, wat succes betekent en wanneer er beslist wordt. Gaat de club verder, dan blijft alles staan wat tijdens de proef genoteerd werd. Gaat ze niet verder, dan wordt de omgeving uiterlijk 30 dagen na het einde verwijderd; exporteren kan tot dan.

4. Prijs, facturatie en betaling

Eén prijs per jaar, ongeacht het aantal scouts. Facturen worden jaarlijks vooraf opgemaakt en zijn betaalbaar binnen 30 dagen. Klachten over een factuur: schriftelijk binnen 14 dagen. Bij laattijdige betaling gelden van rechtswege de wettelijke interest bij handelstransacties (Wet van 2 augustus 2002), een forfaitaire vergoeding van 40 euro invorderingskosten en een schadebeding van 10% met een minimum van 50 euro. Een prijswijziging wordt minstens 60 dagen vóór de vervaldag meegedeeld; de club kan dan opzeggen tegen die vervaldag.

5. Duur, verlenging en einde

Het abonnement loopt één jaar en verlengt telkens stilzwijgend met één jaar, tenzij een van beide partijen uiterlijk één maand vóór de vervaldag opzegt — een e-mail volstaat.

Blijft een factuur onbetaald na de vervaldag, dan blijft de omgeving nog 14 dagen volledig werken. Daarna schakelt ze over naar alleen-lezen: alles blijft zichtbaar en exporteerbaar, noteren kan niet meer. Bij het einde van de overeenkomst kan de club tot 30 dagen daarna een volledige export opvragen; daarna worden omgeving en gegevens verwijderd, en verdwijnen ook de back-ups binnen 30 dagen.

6. Beschikbaarheid en ondersteuning

We streven naar 99,5% beschikbaarheid per maand, buiten gepland onderhoud. Onderhoud gebeurt zoveel mogelijk buiten de wedstrijduren en wordt bij verwachte hinder vooraf gemeld. Ondersteuning gebeurt per e-mail en telefoon op werkdagen; dringende problemen pakken we binnen één werkdag aan. Melden kan rechtstreeks vanuit de app, onder Instellingen → Help.

7. Gegevens van de club

Alles wat de club invoert, blijft van de club. SPOTR gebruikt het niet voor eigen doeleinden, verkoopt het niet en deelt het niet met andere clubs of derden. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt en vóór elke update een momentopname; back-ups worden 30 dagen bewaard. Geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens (aantallen, geen inhoud van verslagen) mogen gebruikt worden om de dienst te verbeteren en te bewaken.

8. Persoonsgegevens

Voor de gegevens die een club invoert — onder meer over jeugdspelers — is de club verwerkingsverantwoordelijke en SPOTR verwerker. Daarover wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die deel uitmaakt van deze voorwaarden. De club informeert spelers en ouders; SPOTR levert daarvoor een kant-en-klare informatiefiche.

9. Intellectuele eigendom

De software, het merk, de vormgeving en de documentatie blijven van SPOTR. De club krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement. Suggesties en feedback mogen vrij gebruikt worden om het product te verbeteren. SPOTR vermeldt de naam of het logo van de club alleen als referentie na voorafgaande schriftelijke toestemming van de club. De club kan die toestemming op elk moment intrekken.

10. Aansprakelijkheid

SPOTR levert een inspanningsverbintenis. De aansprakelijkheid is per schadegeval en per jaar beperkt tot wat de club in de twaalf maanden ervoor betaalde, behalve bij opzet, bedrog of zware fout en bij schade aan leven of gezondheid. Indirecte schade — gederfde winst, verlies van kansen, reputatieschade — is uitgesloten, net als sportieve of andere beslissingen die een club op basis van de gegevens neemt. De club blijft zelf verantwoordelijk voor wat haar scouts noteren.

11. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen door overmacht, zoals een storing bij de hostingpartij, een grootschalige internetstoring, stroomuitval, cyberaanval of overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke partij beëindigen zonder vergoeding.

12. Wijzigingen

SPOTR blijft de dienst ontwikkelen; functies kunnen erbij komen of veranderen, zolang de kern behouden blijft. Wijzigingen aan deze voorwaarden worden minstens 30 dagen vooraf meegedeeld. Wie ze niet aanvaardt, kan binnen die termijn opzeggen tegen de ingangsdatum.

13. Vertrouwelijkheid, recht en rechtbank

Beide partijen behandelen wat ze van elkaar vernemen vertrouwelijk, ook drie jaar na het einde van de overeenkomst. Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden eerst in overleg besproken; lukt dat niet, dan is de ondernemingsrechtbank van de vestigingsplaats van SPOTR bevoegd.