Hoe SPOTR met gegevens omgaat

1. Wie is wie

SPOTR wordt aangeboden door Wout Ceyssens, België (contact: wout@spotr.club). Voor de gegevens die een club in haar dossier invoert (spelers, verslagen, scoutaccounts) is de club de verwerkingsverantwoordelijke en treedt SPOTR op als verwerker. Daarvoor sluiten club en SPOTR een verwerkersovereenkomst. Voor de gegevens van deze website (landingspagina) en van contactaanvragen is SPOTR zelf verantwoordelijk.

2. Welke gegevens

• Scoutaccounts: naam, e-mailadres, rol, versleuteld wachtwoord, tijdstip van aanmelden.
• Spelers en verslagen (ingevoerd door de club): naam, geboortejaar, club, positie, voet, kenmerken, scores en observaties, eventueel een foto die de club zelf toevoegt.
• Wedstrijden, tornooien en shadow teams van de club.
• Technisch: serverlogboeken met IP-adres en tijdstip, nodig voor beveiliging; een sessiecookie om je aangemeld te houden. Geen advertentie- of trackingcookies.

3. Waar en hoe lang

• Elke club krijgt een eigen installatie met een eigen database op een server in de Europese Unie. Gegevens van clubs worden niet gemengd.
• Gegevens blijven bewaard zolang de club klant is. Stopt de club, dan kan ze alles exporteren; daarna wordt de installatie binnen 30 dagen gewist.
• Op het toestel van een scout staat alleen een versleutelde, tijdelijke kopie voor als het bereik wegvalt. Die verdwijnt zodra alles bij de club staat, bij het afmelden en na zeven dagen zonder verbinding.
• Dagelijkse snapshots van het dossier worden bij de club bewaard (laatste twintig), zodat een vergissing teruggedraaid kan worden.

4. Wie ziet wat

Rollen worden op de server afgedwongen: een beheerder en hoofdscout zien het hele dossier van de club; een scout ziet de spelerskaarten van de club, maar alleen zijn eigen verslagen; een scout op proef ziet en exporteert niets van collega's. SPOTR zelf kijkt niet in dossiers, behalve op uitdrukkelijk verzoek van de club voor ondersteuning.

5. Rechten van spelers en ouders

Spelers en hun ouders of voogden hebben het recht op inzage, verbetering en verwijdering van hun gegevens, en kunnen bezwaar maken tegen de verwerking. Zij richten zich daarvoor tot de club die het dossier bijhoudt; SPOTR helpt de club om daar binnen de wettelijke termijn gevolg aan te geven. Klachten kunnen ook bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

6. Beveiliging

Versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde wachtwoorden, een eigen installatie per club, rollen op de server, beperkte toegang tot de servers en dagelijkse controle. Bij een datalek informeert SPOTR de club onverwijld, zodat zij haar verplichtingen kan nakomen.

7. Deze website

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen trackers van derden.

• Demoformulier: wie een demo aanvraagt, geeft naam, e-mailadres, telefoonnummer, club, functie, aantal scouts, huidige werkwijze, voorkeur (online of bij de club), gewenst tijdslot en een bericht op. Samen met de bron of campagne waarlangs je op de site kwam, de pagina en de taal gaan die gegevens naar SPOTR Beheer, de beheeromgeving van SPOTR, om de aanvraag op te volgen. We bewaren ze zolang dat voor de opvolging nodig is en uiterlijk tot twaalf maanden na het laatste contact.
• Bezoekmeting: de site telt bezoeken en klikken als dagtotalen per taal, bron en pagina. Daarbij wordt geen IP-adres, user-agent of andere identificatie bewaard.
• Opslag in je browser: je taalkeuze staat in de localStorage van je browser; campagneparameters (utm) staan in de sessionStorage tot je het tabblad sluit. Beide blijven op je toestel en dienen niet om je te herkennen.

Laatst bijgewerkt: september 2026. Dit document wordt bij wijzigingen aan het platform aangepast; de club wordt daarvan op de hoogte gebracht.