De scoutingdata van je club blijft in je clubomgeving.
Scoutingverslagen gaan vaak over minderjarigen. Daar hoort een systeem bij dat precies zegt wat het doet — en dat alles teruggeeft als de samenwerking stopt.
- EUservers en database
- 30 dagenexporttermijn na het einde
- 1 werkdagreactie op dringende problemen
Wie ziet wat in jullie clubomgeving?
Vier vaste rollen, en de server controleert ze bij elke vraag, niet alleen het scherm. Een scout krijgt de verslagen van collega’s niet eens binnen op zijn toestel.
| Recht | Beheerderregelt de app | Hoofdscoutleidt de scouting | Scoutnoteert | Op proefnieuwe scout |
|---|---|---|---|---|
| Verslagen schrijven | nee | ja | ja | wacht op vrijgave |
| Verslagen lezenSpelerskaarten, wedstrijden en tornooien deelt de hele club. | alle scouts | alle scouts | alleen eigen | alleen eigen |
| Opdrachten geven en inplannen | ja | ja | nee | nee |
| Verslagen op proef vrijgevenMet feedback aan de scout. | ja | ja | nee | nee |
| Scouts uitnodigen, rol wijzigen, blokkerenEen beheerder wijzigen kan alleen een beheerder. | ja | ja | nee | nee |
| Werk van een ander verwijderenJe eigen verslag verwijderen mag iedereen. | ja | ja | nee | nee |
| Terugdraaipunt terugzettenTot 30 dagen terug. | ja | ja | nee | nee |
| Hele clubkopie exporteren | ja | nee | nee | nee |
| Logboek: wie deed watExports, rollen, uitnodigingen, mislukte aanmeldingen. Nooit de inhoud van een verslag. | ja | nee | nee | nee |
| Huisstijl en facturen | ja | nee | nee | nee |
- Verslagen lezen alle scouts
- Opdrachten geven en inplannen
- Verslagen op proef vrijgeven
- Scouts uitnodigen, rol wijzigen, blokkeren
- Werk van een ander verwijderen
- Terugdraaipunt terugzetten
- Hele clubkopie exporteren
- Logboek: wie deed wat
- Huisstijl en facturen
- Verslagen schrijven
- Verslagen lezen alle scouts
- Opdrachten geven en inplannen
- Verslagen op proef vrijgeven
- Scouts uitnodigen, rol wijzigen, blokkeren
- Werk van een ander verwijderen
- Terugdraaipunt terugzetten
- Verslagen schrijven
- Verslagen lezen alleen eigen
- Verslagen schrijven wacht op vrijgave
- Verslagen lezen alleen eigen
Zo staat het voor een club die nu start. Wie welke rol krijgt, kiest de club; wat een rol mag, ligt vast.
Waar staan jullie gegevens?
Op drie plekken, elk met een eigen grens. Daaronder: wat SPOTR zelf ontvangt.
- Versleutelde kopie om zonder bereik te noteren
- De sleutel verlaat het toestel niet
- Clubgegevens vervallen na 7 dagen zonder verbinding
- Afmelden wist de kopie
- Eigen subdomein met HTTPS
- Rollen gecontroleerd op de server
- Logboek: wie deed wat
- Terugdraaipunten tot 30 dagen
- 14 dagen op de server
- 30 dagen op aparte opslag
- Extra kopie vóór elke update
- Elke maand een herstelproef
Verslagen gaan nergens heen buiten jullie clubomgeving en haar back-ups. Om de app te laten werken en storingen op te sporen, ontvangt SPOTR wel:
- Technische foutmeldingen, zonder inhoud
- Dagelijkse gebruikscijfers: aantallen, plus de namen van wie het meest noteert
- Wat iemand zelf meldt via Help, met naam en e-mailadres
- De mails van de app, die SPOTR namens de club verstuurt via Microsoft 365
Wat er technisch achter zit
Per waarborg de feiten die jullie IT-dienst kan nakijken.
- Eigen installatie en databaseElke club krijgt een eigen installatie, een eigen database met eigen toegang en een eigen subdomein: gegevens van clubs staan nooit door elkaar. Geen mailserver van de club nodig: SPOTR verstuurt de mails van de app namens de club.1 database per clubEigen subdomeinGeen mailserver nodig
- Hosting in de Europese UnieDe servers en de databases staan in de EU, met HTTPS op elk clubadres. De verwerking ligt vast in een verwerkersovereenkomst met de lijst van subverwerkers; die krijg je vóór de proef, niet erna.Servers in de EUHTTPSVerwerkersovereenkomst vooraf
- Rollen en toegangRollen worden op de server afgedwongen, met een vaste rechtentabel per rol. Wachtwoorden alleen als bcrypt-hash, aanmeldpogingen beperkt, sessiecookies HttpOnly, Secure en SameSite. Met Onthoud dit toestel blijf je aangemeld zolang je de app gebruikt; na 60 tot 90 dagen zonder gebruik vervalt de sessie. Zonder dat vinkje verdwijnt de cookie zodra de browser sluit. Een geblokkeerde scout is meteen overal afgemeld.bcryptHttpOnly · Secure · SameSiteBlokkeren meldt meteen af
- Dagelijkse back-upsElke nacht een kopie van de database en de instellingen van elke club: 14 dagen op de server en 30 dagen op een aparte back-upopslag van SPOTR. Vóór elke update nog een extra kopie. Elke maand zetten we de jongste kopie terug in een wegwerpdatabase en tellen we verslagen, spelers en gebruikers na: een back-up die je nooit teruggezet hebt, is een vermoeden.Elke nachtVóór elke updateMaandelijkse herstelproef
- Export en exitVolledige clubkopie als JSON door de beheerder, ook per seizoen; CSV uit de lijsten van spelers, wedstrijden, clubs en scouts; PDF per speler en per verslag; een kopie lees je zelf weer in. Stopt de samenwerking, dan exporteer je tot 30 dagen na de einddatum. Daarna wissen we de omgeving; de laatste back-ups verdwijnen binnen 30 dagen.JSON · CSV · PDFOok per seizoen30 dagen na het einde
- Gegevens van minderjarigenDoel, minimale datavelden, transparantie naar spelers en ouders, bewaartermijnen en rechten leggen we per club vast, met een informatiefiche die de club kan meegeven. SPOTR heeft geen veld voor medische gegevens; de club spreekt met haar scouts af die ook in vrije tekst niet te noteren. Bij een datalek melden we het de club binnen 48 uur.Geen veld voor medische gegevensMelding binnen 48 uInformatiefiche voor ouders
Hoe we IT en privacy afstemmen
Voor een proef of contract bespreken we wat jouw club nodig heeft: de verwerkersovereenkomst, de lijst van subverwerkers, de rollen, en voor profclubs een SLA. De definitieve juridische teksten worden nagekeken door een advocaat vóór ze in een contract komen.
We beloven geen "100% veilig". We zeggen wat je kunt nakijken: EU-hosting, een aparte installatie en database per club, rollen op de server, bcrypt en HttpOnly-cookies, nachtelijke back-ups met een herstelproef, en export als JSON, CSV en PDF.
- 01Korte inventaris: welke gegevens, welke rollen, welke bewaartermijn
- 02Verwerkersovereenkomst en subverwerkers ter beoordeling
- 03Afspraken over back-up, export en het sluiten van de omgeving
- 04Hulp per e-mail en telefoon op werkdagen, dringend binnen één werkdag, 99,5 % beschikbaarheid als doel; profclubs: SLA met vaste responstijden
Wat clubs meestal vragen.
Moet onze IT-dienst erbij betrokken zijn?
Bij de formule Club niet. SPOTR draait in de browser op een eigen adres dat wij instellen: niets te installeren op clubcomputers, geen app store, geen mailserver van de club nodig — uitnodigingen en wachtwoordherstel lopen via SPOTR. Heeft je club een IT-dienst, dan krijgt die vooraf de verwerkersovereenkomst en de lijst van subverwerkers.
Wat als een scout vertrekt?
De beheerder of de hoofdscout blokkeert zijn account. Hij is dan meteen overal afgemeld. Maakt zijn toestel nog eens verbinding, dan verdwijnt de kopie van de clubgegevens meteen; zonder verbinding vervalt ze na zeven dagen. Zijn verslagen blijven bij de club.
Wat gebeurt er zonder bereik?
Je noteert gewoon verder. Op het toestel staat een versleutelde kopie met een sleutel die het toestel niet verlaat. Wat nog naar de club moet, verdwijnt zodra het daar staat; bij het afmelden verdwijnt alles. Na zeven dagen zonder verbinding vervalt de kopie van de clubgegevens, maar een verslag dat nog niet verstuurd is, blijft bewaard tot het bij de club staat.
Wat gebeurt er na de proef?
We beslissen samen in week 12. Ga je door, dan blijft alles staan wat tijdens de proef genoteerd werd. Stop je, dan exporteer je tot 30 dagen na het einde; daarna verwijderen we de omgeving, en de laatste back-ups verdwijnen binnen 30 dagen.